Datenschutz

Datenschutz

1) Informationen über den Verantwortlichen

Documents & Data GmbH
Hebbelstr. 31
14469 Potsdam

Vertreten durch den Geschäftsführer: Stefan Kreuschner

Telefon: +49 331 231 88 356
E-Mail:  office@documents-data.de

2) Kontaktdaten des DSB

VerDat 24 GmbH
Geschäftsführer: Tobias Strübing, LL.M.
Datenschutzbeauftragter (TÜV)
Rechtsanwalt

Rinchnacher Weg 10, 10318 Berlin

Telefon: +49 30 20 92 84 19 - Telefax: +49 30 20 92 88 03

E-Mail: kontakt@verdat24.de - Internet: www.verdat24.de

3) Zwecke der Verarbeitung

Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit sie für die Begründung, inhaltliche Ausgestaltung oder Änderung des Rechtsverhältnisses erforderlich sind (Bestandsdaten). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet. Personenbezogene Daten über die Inanspruchnahme unserer Internetseiten (Nutzungsdaten) erheben, verarbeiten und nutzen wir nur, soweit dies erforderlich ist, um dem Nutzer die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen oder abzurechnen.

Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Erster Zweck: Besuch der Webseite

Automatische Datenerhebung: Beim Zugriff auf Clouddienste von Documents & Data GmbH übermitteln unsere Clouddienste automatisch Daten aus technischen Gründen. Die folgenden Daten werden getrennt von anderen Daten, die unter Umständen an Documents & Data GmbH übermittelt und gespeichert werden:

·       Datum und Uhrzeit des Zugriffs

·       verwendetes Betriebssystem

·       URL der zuvor besuchten Website

·       Menge der gesendeten Daten

Diese Daten werden ausschließlich aus technischen Gründen gespeichert.

Zweiter Zweck: Nutzung von Services/Diensten auf der Webseite

Zum Zweck der Nutzung des Dienstes werden grundlegende Kundenkontaktdaten wie Adresse, Ansprechpartner einschließlich Namens, Vorname, E-Mailadresse, Benutzername und Kennwort erhoben und gespeichert.

Für die Auftragserfüllung werden alle vom Kunden individuell erfassten Dokumente gespeichert.

4) Rechtsgrundlage

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten ist in Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG geregelt. Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

    1. Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
    2. Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;
    3. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;
    4. Die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
    5. Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde; Die Datenverarbeitung ist bereits dann rechtmäßig, wenn einer der genannten Tatbestände vorliegt: Auskunft, Widerspruch, Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten. Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung bzw. Sperrung.

Die rechtlichen Grundlagen des Datenschutzes finden sich im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telemediengesetz (TMG).

 

5) Empfänger der Daten

D2  ist ein whitegelabelter Bestandteil des Documents & Data GmbH Cloudangebotes. Insofern verarbeitet die Documents & Data GmbH die Daten, welche von Documents & Data GmbH - Kunden erfasst oder eingegeben werden.

Ist ein Export der Daten an den Steuerberater beabsichtigt, werden die Daten zur weiteren Bearbeitung an die DATEV e.G. mittels zertifizierter Schnittstelle übergeben. Mit den jeweiligen Datenempfängern wurden separate Auftragsdatenverarbeitungsverträge abgeschlossen.

6) Übermittlung in ein unsicheres Drittland

Die Daten des Kunden werden nicht an ein Drittland übermittelt. Die Verarbeitung der Kundendaten auf D2 findet ausschließlich in deutschen Rechenzentren statt.

7) Quelle der Daten

Die Erhebung der Daten erfolgt nicht über Dritte, sondern ausschließlich über den direkten Kontakt mit den Kunden.

8) Speicherung von Daten

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten nur für den Zeitraum, der zur Erfüllung des Speicherungszwecks erforderlich ist. Nach Wegfall oder Erfüllung des Zwecks werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht bzw. gesperrt. Im Fall der Sperrung erfolgt die Löschung so bald gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen nicht entgegenstehen, kein Grund zu der Annahme besteht, dass eine Löschung Ihre schutzwürdigen Interessen beeinträchtigt und eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung keinen unverhältnismäßig hohen Aufwand verursacht.

Für die Erfüllung des Auftragszweckes der beauftragten Leistung ist es notwendig, die kundenseitig erfassten Dokumente temporär oder dauerhaft auf den Servern des Anbieters zu speichern. Alle Daten und Dokumente werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren gespeichert. Je nach gebuchter Leistung werden Daten nach der Erfassung und Weitergabe an einen Dritten sofort nach Übergabe und Bestätigung dauerhaft gelöscht oder aufgrund von gebuchten Archivierungsmodulen so lange gespeichert, wie es der Kunde für notwendig hält. In jedem Fall kann der Kunde seine Daten jederzeit, spätestens zum Vertragsende vollständig und dauerhaft löschen.

9) Rechte der betroffenen Person

Nach dem EU-DSGVO haben Sie ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten sowie ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten.

10) Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Die zuständige Aufsichtsbehörde geht der Beschwerde in angemessenem Umfang nach und unterrichtet Sie unter anderem über den Stand und das Ergebnis.

Artikel 77 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährt Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Datenschutzbehörde ist verpflichtet, der Beschwerde im angemessenen Umfang nachzugehen und Sie über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde, einschließlich eines etwaigen gerichtlichen Rechtsbehelfs, zu unterrichten. Dabei hat die Datenschutzbehörde Sie spätestens nach drei Monaten über den Verfahrensstand zu informieren. Die Datenschutzbehörde hat dabei umfassende Kontrollbefugnisse und ist bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unabhängig und nur dem Gesetz unterworfen.

Die Beschwerde kann bei der Datenschutzbehörde des Landes eingelegt werden, in dem Sie Ihren Aufenthalt oder Ihren Arbeitsplatz haben oder in dem der mutmaßliche Verstoß geschehen ist. Sofern die Datenschutzbehörde eines anderen Mitgliedsstaates für die Stelle zuständig, über die Sie sich beschweren, wird die deutsche Datenschutzbehörde sich mit der anderen Datenschutzbehörde abstimmen. Die deutsche Datenschutzbehörde, bei der Sie Ihre Beschwerde eingereicht haben, bleibt jedoch Ihr Ansprechpartner, sodass Sie sich nicht unmittelbar in fremder Sprache an die Datenschutzbehörde eines anderen EU-Mitgliedsstaates wenden müssen.

Ihre Beschwerde richten Sie an unseren Datenschutzbeauftragten:

Die zuständige Landesbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg

11) Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Für den Abschluss eines Vertrages mit uns sind Sie zur Angabe der erforderlichen Daten verpflichtet, anderenfalls ist ein Vertragsabschluss, also die Nutzung unseres Service und die Vermittlung unserer Produkte nicht möglich.

12) Automatisierte Entscheidungsfindung/Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

13) Einwilligung / Widerrufsrechte

Sie haben nach Art. 21 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Angaben von Gründen zu widerrufen. Ihren Widerruf richten Sie direkt an uns.